Dlaczego zarówno aktywa, jak i wydatki mają saldo debetowe?

Chociaż wydaje się sprzeczne, że zarówno aktywa, jak i wydatki mogą mieć salda debetowe, wyjaśnienie jest dość logiczne, gdy zrozumie się podstawy rachunkowości. Współczesna teoria rachunkowości opiera się na systemie podwójnego wpisu stworzonym ponad 500 lat temu i używanym przez weneckich kupców. Podstawy tego systemu pozostawały niezmienne przez lata.

Więc jakie są podstawy systemu księgowego?

Konfiguracja kont początkowych

Pierwszym krokiem w tworzeniu systemu księgowego dla firmy jest identyfikacja kont potrzebnych do rejestrowania transakcji finansowych firmy. Początkowa lista kont firmy może obejmować

  • Gotówka.
  • Należności.
  • Inwentarz.
  • Środki trwałe.
  • Zobowiązania.
  • Pożyczki bankowe.
  • Kapitał.
  • Przychody.
  • Wydatki.

Lista kont jest nazywana planem kont. W miarę rozwoju firmy do tej listy można dodawać kolejne konta, aby uwzględnić zwiększoną różnorodność transakcji.

Rachunki aktywów, zobowiązań i kapitału własnego są traktowane jako „rachunki stałe”. Konta te nie są zamykane na koniec roku obrachunkowego. Ich salda przenoszone są na następny okres obrachunkowy.

Konta przychodów i rozchodów są konfigurowane jako „konta tymczasowe”. Salda na tych kontach rosną i maleją w ciągu roku i zostają zamknięte po zakończeniu okresu obrachunkowego.

Podstawy rachunkowości

Uznania i obciążenia są wykorzystywane w systemie podwójnego zapisu jako metoda ewidencji transakcji finansowych. Każde wejście do systemu księgowego musi mieć debet i kredyt i zawsze obejmuje co najmniej dwa rachunki. Saldo próbne wszystkich zapisów księgowych firmy oznacza, że ​​suma obciążeń musi być równa sumie wszystkich kredytów.

Wpisy są dokonywane w formie zwanej kontami T. Jest to pomoc wizualna, która reprezentuje konto w księdze głównej. Nazwa rachunku jest umieszczana nad górną częścią litery T. Wpisy debetowe są umieszczane po lewej stronie litery T, a wpisy uznaniowe po prawej stronie.

Aby wyeliminować zamieszanie wokół znaczeń debetów i kredytów, należy zaakceptować koncepcję, że słowa nie mają innego znaczenia niż lewy i prawy. To wszystko. To nie jest bardziej skomplikowane. Obciążenia służą do rejestrowania wzrostu aktywów i wydatków.

Zilustrujmy ten proces prostym przykładem. Załóżmy, że kierownik biura wydaje 375 USD na zakup papieru, długopisów i tonera do drukarki i płaci za ten zakup wypisując czek.

Wpisy obejmowałyby 375 USD obciążenia rachunku wydatków na materiały biurowe i kredyt w wysokości 375 USD na konto bankowe firmy.

Równanie księgowe

Równanie księgowe jest podstawą systemu podwójnego zapisu.

  • Podstawowe równanie rachunkowe wygląda następująco:
  • Aktywa = pasywa + kapitał własny właścicieli

Korzystanie z podwójnej księgowości zapewni, że bilans będzie zawsze zrównoważony, a saldo próbne obciążeń i kredytów zawsze będzie równe.

Weźmy inny przykład, aby zilustrować tę zasadę. Załóżmy, że kierownik produkcji kupił za 3200 USD surowce potrzebne do wytworzenia produktów firmy. Zakupu dokonano u jednego z dostawców firmy z terminem płatności 30 dni.

Wpisy obejmowałyby obciążenie w wysokości 3200 USD na zapasy surowców i kredyt w wysokości 3200 USD na zobowiązania.

Przyjrzyjmy się teraz, które konta mają salda debetowe i kredytowe.

Normalne salda na rachunkach

Rachunki zwykle zawierają saldo zadłużenia lub kredytu. Poniżej znajduje się lista normalnych sald dla kont podstawowych:

  • Gotówka: debetowa.
  • Należności: debet.
  • Zapasy: debet.
  • Środki trwałe: debet.
  • Zobowiązania: kredyt.
  • Pożyczki bankowe: kredyt.
  • Kapitał: kredyt.
  • Przychody: kredyt.
  • Wydatki: debet.

Zazwyczaj konta bilansowe zawierają aktywa z saldami debetowymi i zobowiązania jako salda kredytowe. Są to dane statyczne i odzwierciedlają sytuację finansową firmy w określonym momencie.

Transakcje przychodów i wydatków to zapisy wpływów i wypływów w pewnym okresie, na przykład jednego roku. Te transakcje finansowe są akumulowane w czasie i zamykane korygowaniem zapisów księgowych na koniec okresu, miejmy nadzieję, z zyskiem. Wynikowy zysk lub stratę księguje się na rachunku kapitałów własnych, aby zachować równowagę w równaniu księgowym.

Rozważ ten przykład, jak działa proces księgowania. Zaczynając od równania księgowego aktywów równych sumie zobowiązań plus kapitał własny właścicieli:

  • Aktywa: 3750 000 USD.
  • Pasywa: 1 800 000 USD.
  • Kapitał własny: 1 950 000 USD.

W ciągu roku firma ma następujące przychody i wydatki:

  • Dochody-kredyty: 3 340 000 USD.
  • Wydatki na koszt sprzedanych towarów - debety: 2 000 000 USD.
  • Obciążenia administracyjne i ogólne: 1000000 USD.
  • Podatki-obciążenia: 100 000 USD.
  • Zysk netto: 240 000 USD (jest to zysk, który zostanie przelany na rachunek kapitałowy właścicieli).

Dla uproszczenia załóżmy, że firma dokonała całej sprzedaży za gotówkę. W tym przypadku aktywa firmy wzrosłyby w ciągu roku o 240 000 USD w gotówce, a kapitał własny właścicieli wzrósłby do 2 190 000 USD (1 950 000 USD + 240 000 USD).

Teraz mamy równanie księgowe:

  • Aktywa: 3750 000 USD + 240 000 USD = 3 990 000 USD.
  • Pasywa: 1 800 000 USD .
  • Kapitał własny: 2 190 000 USD. 3 990 000 USD = 1 800 000 USD + 2 190 000 USD.

Równania księgowe salda; wszystko jest w porządku, a rok zaczyna się od nowa.

Rachunki aktywów z saldami debetowymi

Poniżej przedstawiono typowe konta aktywów z saldami debetowymi:

  • Gotówka.
  • Zbywalne papiery wartościowe.
  • Należności.
  • Inwentarz.
  • Koszty opłacone z góry.
  • Budynki.
  • Ekwipunek.

Rozważmy kilka przykładów zapisów na tych kontach aktywów.

  • Wypłata zaległych należności na rzecz dostawcy:
  • Obciążenie należności: Zmniejsza to saldo należne dostawcy.
  • Kredyt gotówkowy: Saldo gotówki jest pomniejszane o kwotę wypłaconą dostawcy.
  • Klient płaci należności wobec firmy:
  • Obciążenie gotówką: gotówka jest zdeponowana na koncie bankowym, zwiększając saldo gotówki.
  • Rozliczenie należności: saldo należności klienta jest zmniejszane.
  • Firma kupi nowy magazyn:
  • Obciążenie środków trwałych: Saldo aktywów powiększane jest o wartość budynku.
  • Kredyt na pożyczki bankowe: pieniądze są pożyczane z banku w celu sfinansowania zakupu budynku.
  • Zakup wyposażenia do linii produkcyjnej; płatne czekiem:
  • Obciążenie aktywów sprzętowych: ilość sprzętu zwiększa się poprzez zakup.
  • Kredyt na konto bankowe: Środki pieniężne na koncie bankowym pomniejszane są o kwotę zakupu.

Rachunki wydatków z saldami debetowymi

Zwykle rachunki wydatków mają salda debetowe po lewej stronie konta T. Obciążenia zwiększają saldo na rachunku wydatków. Przykładami takich kont są

  • Wynagrodzenia.
  • Wynajem.
  • Kieszonkowe dzieci.
  • Zainteresowanie.
  • Ubezpieczenie.
  • Licencje.
  • Reklama.

Oto kilka przykładów zapisów na koncie wydatków:

Wypłata wynagrodzeń:

  • Obciążenie wynagrodzeń: Kwota wypłaconych wynagrodzeń jest obciążana na rachunku wydatków.
  • Kredyt gotówkowy: saldo rachunku bankowego pomniejszane jest o wypłacone wynagrodzenie.

Płatność czynszu:

  • Obciążenie czynszu: zapłacony czynsz zwiększa saldo debetowe na rachunku kosztów czynszu.
  • Kredyt gotówkowy: saldo banku jest pomniejszane o zapłacony czynsz.

Zakup materiałów produkcyjnych:

  • Obciążenie kosztami dostaw: Kwota zakupu obciąża koszty dostaw.
  • Zaliczenie do zobowiązań: Kwota należna dostawcy jest powiększana o zakup.
  • Większość transakcji wydatkowych ma zapis gotówkowy lub kredyt.

Po zrozumieniu pojęcia, że ​​obciążenia i kredyty oznaczają lewą i prawą stronę konta T, staje się dość proste, aby postępować zgodnie z logiką księgowania wpisów. Konta aktywów zwiększają się o zapisy debetowe, a salda rachunków wydatków rosną w okresie rozliczeniowym wraz z transakcjami debetowymi. Wyniki rachunków przychodów i kosztów są podsumowywane, zamykane i księgowane w zyskach zatrzymanych spółki na koniec roku. Wszelkie obciążenia lub kredyty związane z wydatkami są zerowane i zaczynają się od nowa.