Jak wyeksportować wiadomości e-mail programu Outlook do arkuszy kalkulacyjnych programu Excel

Outlook jest jednym z najlepszych dostępnych programów pocztowych i jest pierwszym wyborem dla wielu biznesowych użytkowników poczty e-mail. Platforma jest potężna, ponieważ dobrze organizuje duże ilości wiadomości e-mail, integruje się z wieloma rozszerzeniami innych firm, ma wysokie limity wysyłania do użytku komercyjnego, a wiele kont można łatwo tworzyć i zarządzać nimi na jednym serwerze.

Jedną z niedociągnięć Outlooka jest łatwa metoda eksportowania wiadomości e-mail lub możliwość szybkiego wyodrębniania danych z wiadomości e-mail. Istnieje wiele możliwości, od kopiowania i wklejania pojedynczych wiadomości e-mail do dokumentów tekstowych po eksportowanie do formatu CSV lub Excel. Żadna opcja nie jest idealna, a niestandardowe formatowanie jest często tracone podczas procesu.

Po co eksportować e-maile?

Tak naprawdę istnieje tylko kilka powodów, dla których warto eksportować wiadomości e-mail z programu Outlook. Przeniesienie skrzynki odbiorczej na inny serwer i platformę wymaga eksportu, gdy nie chcesz zacząć od nowa. A przejście na nowy system może spowodować utratę wszystkich ważnych rozmów e-mailowych z poprzednich wymian.

Aby uniknąć utraty cennych danych e-mail, wyeksportuj do skoroszytu programu Excel lub jednego z wielu innych formatów. Należy pamiętać, że przesłanie do czytelnego i łatwo zdefiniowanego formatu w nowym systemie jest prawdopodobnie trudne lub niemożliwe. Arkusz programu Excel może organizować rozmowy i działać jako baza danych, w której można wyszukiwać stare kontakty i konwersacje według kontekstu lub daty.

Innym powodem eksportowania wiadomości e-mail jest zapisanie danych w pliku kopii zapasowej. Warto wykonać kopię zapasową poufnych informacji, które mogą wymagać wycofania ze względów prawnych lub osobistych. Jeśli Twój serwer zostanie kiedykolwiek wyczyszczony, plik Excel przechowa wszystko z poprzednich rozmów e-mailowych.

Eksportuj wiadomości e-mail z programu Outlook do programu Excel

Eksportowanie wiadomości e-mail z programu Outlook do programu Excel jest łatwe. Pamiętaj jednak, że zachowasz tylko zwykły tekst i podstawowe linki. Całe inne formatowanie zostanie utracone. Jeśli w końcu zechcesz przywrócić formatowanie, zapisywanie jako pliki HTML jest dobrą alternatywą.

Otwórz program Outlook i kliknij opcję „Plik”, a następnie opcję „Otwórz i eksportuj”. Kliknij „Importuj / eksportuj” i „Eksportuj do pliku” przed ustawieniem typu pliku na Excel. Plik CSV jest podobny i można go łatwo przenieść do skoroszytu programu Excel później, jeśli chcesz.

Na koniec wybierz folder docelowy, w którym plik ma zostać zapisany. Wybierz „Zakończ”, aby zapisać wiadomości e-mail w określonym folderze. Zamknij program Outlook i przejdź do folderu. Sprawdź, czy plik został zapisany i spróbuj go otworzyć. Skoroszyt programu Excel lub plik CSV powinien zostać otwarty ze wszystkimi danymi poczty e-mail.

Alternatywne opcje

Outlook obsługuje również inne typy plików. Etykieta .PST jest przeznaczona specjalnie do tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail programu Outlook i innych danych przechowywanych na serwerze. .OLM pełni tę samą funkcję w systemach Mac. Problem polega na tym, że plik jest zgodny tylko z innymi wiadomościami e-mail programu Outlook. Jeśli chcesz otworzyć lub przenieść dane e-mail, musi to nastąpić na innym koncie Outlook.

Drugie obejście jest specyficzne dla Gmaila. Możesz skonfigurować konto Gmail w Outlooku, co zasadniczo oznacza, że ​​używasz serwera Gmaila, ale twarzy Outlooka do zarządzania e-mailami. Systemy współpracują ze sobą i możesz kopiować wszystkie wiadomości e-mail programu Outlook z poszczególnych folderów i przenosić je do nowych folderów Gmaila. Jeśli porzucisz Outlooka po przeniesieniu wiadomości e-mail, pozostaną one na serwerze Gmaila.

Przenoszenie wiadomości e-mail z całej firmy z wieloma kontami jest trudne i nie ma jasnej drogi do zmiany platformy. Integracja z systemem takim jak Salesforce, który śledzi wszystkie działania oddzielnie, pomaga, ponieważ te działania pozostają przechowywane na koncie Salesforce. Zmień serwery, a przynajmniej nadal masz adresy e-mail i historię dla każdego e-maila. W przeciwnym razie zmiana serwera jest trudna i nieco niechlujna.