Jak określić skutki błędów w zapasach i obliczyć rotację zapasów

Zarządzanie zapasami jest trudne. Nawet jeśli zrobisz wszystko, co w twojej mocy, błąd inwentaryzacji lub dwa lub 10 mogą wślizgnąć się do twojej księgowości. Nawet pojedynczy błąd może sprawić kłopoty. Na przykład zaniżenie salda końcowego zapasów powoduje zaniżenie dochodów. Na szczęście istnieje możliwość fizycznego zliczenia zapasów.

Wskazówka

Najprostszym sposobem określenia skutków błędów zapasów jest dokładne ręczne zliczenie zapasów. Porównaj rzeczywistość z tym, co masz na kontach, a możesz sprawdzić, czy zawyżone lub zaniżone zapasy. Wyniki wskazują, jak błąd wpływa na sprawozdania finansowe.

Przyczyny i skutki błędu zapasów

Nawet jeśli ty i twój zespół starannie śledzicie inwentaryzację pracy, błędy mogą wkradać się i kumulować. Narzędzia księgowe zawierają listę niektórych typowych typów błędów inwentaryzacji, o których powinieneś wiedzieć:

  • Bierzesz fizyczny błąd i mylisz się z liczbami. Na przykład możesz zapomnieć o dołączeniu przesyłki do sprzedawców detalicznych lub dołączyć zapasy klientów, które nie opuściły magazynu.
  • Liczenie jest błędne, ponieważ ktoś ukradł przedmioty.
  • Twoje oprogramowanie do inwentaryzacji używa innej jednostki miary niż myślisz. Na przykład liczysz 240 jaj w przesyłce, ale oprogramowanie rejestruje je jako 240 tuzinów.
  • Standardowy koszt oprogramowania nie odpowiada najnowszym cenom.
  • Wprowadziłeś zły numer części.

Skutki błędów w sprawozdaniach finansowych wynikają z wpływu błędów na koszt własny sprzedaży. Koszt sprzedanych towarów (COGS) to początkowe zapasy plus zakupy zapasów minus końcowe zapasy, zgodnie z oprogramowaniem Patriot. Na przykład jeśli rozpoczniesz okres z zapasami o wartości 30 000 USD , kupisz 15 000 USD i zakończysz z 20 000 USD , koszt sprzedanych zapasów wyniesie 25 000 USD . Odejmujesz to od przychodów ze sprzedaży, aby otrzymać zysk brutto.

Witryna CliffsNotes ostrzega, że ​​wpływ błędów na sprawozdania finansowe zależy od tego, czy zawyżasz lub zaniżasz stan zapasów. Na przykład, jeśli zaniżono końcową liczbę zapasów do 17 000 USD zamiast 20 000 , KWS wyniesie 28 000 USD , obniżając zysk brutto i dochód netto. Jeśli błąd inwentarza nie zostanie naprawiony, następny okres finansowy rozpoczynasz od zaniżonych początkowych zapasów i ostatecznie zawyżasz swój dochód.

Naprawianie błędu zapasów

Dobra wiadomość jest taka, że ​​błąd w inwentarzu można zwykle złapać za pomocą prostego zliczenia fizycznego. Nawet jeśli korzystasz z oprogramowania do śledzenia zapasów, Paychex zaleca fizyczne zliczenie w celu wykrycia błędów wprowadzania danych i strat spowodowanych kradzieżą. Jeśli masz pod ręką więcej niż minimalną ilość zapasów, robienie tego dokładnie to długi, powolny slogan. Z tego powodu niektóre firmy zatrudniają specjalistów do wykonania tej pracy.

Po zakończeniu liczenia i podsumowaniu wyników porównaj wyniki z informacjami, które według oprogramowania masz pod ręką. Jeśli te dwa elementy nie pasują do siebie, określ przyczynę i określ wpływ błędów na sprawozdania finansowe. Usuń błąd, uwzględniając poprawioną wartość w KWS za okres rozliczeniowy, w którym zauważyłeś problem.

KWS i rotacja zapasów

Błędy, które wpływają na KWS, wpływają również na rotację zapasów, radzi Corporate Financial Institute. Obrót to liczba sprzedanych i wymienionych zapasów w danym okresie. Im wyższy obrót, tym szybsza sprzedaż towarów; niski wskaźnik obrotów oznacza, że ​​możesz mieć więcej zapasów niż potrzebujesz.

PracticalEcommerce mówi, że istnieje kilka formuł obliczania obrotów. Bardziej dokładna formuła dzieli koszt własny sprzedaży przez średnią ilość zapasów. Na przykład, jeśli masz KWS na okres 40 000 USD, a średnie zapasy w tym kwartale to 10 000 USD , obrót wynosi 4. Oznacza to, że zapasy przewrócono cztery razy w tym okresie. Bez dokładnego KWS obliczenia nie będą działać.