10 zasad prawidłowej etykiety spotkań biznesowych

Przestrzeganie właściwej etykiety spotkania biznesowego buduje szacunek wśród uczestników spotkania, pomaga terminowo rozpoczynać i kończyć spotkanie oraz sprzyja atmosferze współpracy. Brak etykiety i złe planowanie to dwa główne powody niepowodzeń wielu spotkań biznesowych. Naucz swoich pracowników etykiety spotkań biznesowych, aby zapewnić ich skuteczność.

1. Przybądź wcześnie (bez wymówek)

Przybądź na miejsce spotkania biznesowego co najmniej 15 minut wcześniej. To okazuje szacunek i pozwala znaleźć miejsce i ustawić się przed rozpoczęciem spotkania.

2. Postępuj zgodnie z porządkiem obrad

Przewodniczący posiedzenia powinien przekazać każdemu uczestnikowi porządek obrad z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Uczestnicy powinni zadzwonić do przewodniczącego w celu wyrażenia wszelkich wątpliwości dotyczących porządku obrad co najmniej 48 godzin przed spotkaniem. Przewodniczący i zainteresowany uczestnik będą wtedy mieli czas na określenie, czy należy wprowadzić zmiany. W porządku obrad należy również wymienić godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania.

3. Bądź dokładnie przygotowany

Każdy uczestnik powinien przyjść na spotkanie ze wszystkimi potrzebnymi materiałami i danymi oraz ze zrozumieniem tematu spotkania. Spotkanie ma na celu omówienie aktualnego tematu. Zmarnowałeś czas wszystkich, jeśli nie jesteś przygotowany do wniesienia wkładu.

4. Rób regularne przerwy

Spotkania powinny mieć przerwę co dwie godziny, aby zapewnić uczestnikom koncentrację. Staraj się robić przerwy trwające około 20 minut, a przerwy na posiłki - około 30 minut.

5. Przestrzegaj ubioru

Przewodniczący powinien wskazać, jaki rodzaj stroju jest wymagany na spotkanie, biznesowy lub biznesowy, a uczestnicy powinni przestrzegać tej zasady. Reprezentatywna lista strojów byłaby pomocna, ponieważ uczestnicy mogą mieć różne poglądy na temat tego, czym jest biznes casual i formalny biznes. Na przykład wymieniając spotkanie jako formalne biznesowe, możesz wskazać, że koszula i spodnie khaki są wystarczające.

6. Mów po kolei

Utrzymuj organizację spotkania, mówiąc tylko wtedy, gdy masz głos. Zadawaj pytania w wyznaczonym czasie i podnieś rękę, aby przewodniczący rozpoznał, że zabiera głos. Nie przerywaj komuś, gdy mówi lub zadaje pytanie.

7. Słuchaj, naprawdę słuchaj

Może się okazać, że na wiele pytań na dany temat odpowiada treść spotkania. Uważnie słuchaj spotkania i rób notatki. Aktywne słuchanie jest pełne szacunku i daje solidną podstawę do formułowania odpowiedzi.

8. Zachowaj spokój

Unikaj nerwowych nawyków, takich jak stukanie piórem w stół, wydawanie słyszalnych dźwięków ustami, szeleszczenie papierów lub stukanie stopami o podłogę. To rozprasza innych uczestników i sprawia, że ​​wyglądasz na zaniepokojonego, nawet jeśli tak nie jest.

9. Bądź uprzejmy dla swojego telefonu

Wyłącz telefon komórkowy przed rozpoczęciem spotkania. Jeśli spodziewasz się pilnego połączenia, ustaw telefon tak, aby wibrował i usprawiedliwił się ze spotkania, jeśli nadejdzie połączenie. Jeśli laptopy nie zostały zatwierdzone do spotkania, wyłącz swój i opuść ekran, aby nie zasłaniać nikomu widok.

10. Nie przyprowadzaj gości

Nie przyprowadzaj na spotkanie niezapowiedzianych gości. Jeśli masz kogoś, kogo chciałbyś zaprosić na spotkanie, skontaktuj się z przewodniczącym, aby uzyskać pozwolenie na przyprowadzenie gościa. Jeśli pozwolenie nie zostanie udzielone, nie przyprowadzaj go.