Procedura płacowa krok po kroku

Lista płac obejmuje wykonywanie wielu zadań w celu zapewnienia dokładnych i terminowych kontroli wypłat i podatków od wynagrodzeń oraz prowadzenia dokumentacji. Te obowiązki nie mogą być wykonywane w pośpiechu i powinny być wykonywane z dbałością o szczegóły. W przeciwnym razie mogą wystąpić błędne wypłaty i niewłaściwe procedury dotyczące podatku od wynagrodzeń i prowadzenia dokumentacji.

Ta pierwsza sytuacja może powodować zdenerwowanie pracowników; te dwie ostatnie sytuacje mogą skutkować karami nałożonymi przez Urząd Skarbowy i Departament Pracy Stanów Zjednoczonych. W związku z tym podczas prowadzenia listy płac stosuj proces krok po kroku.

  1. Przetwarzaj listy płac z wyprzedzeniem

  2. Przetwarzaj listę płac z wyprzedzeniem. Opracuj harmonogram przetwarzania listy płac, który zapewni wystarczająco dużo czasu na przetworzenie listy płac i poprawienie wykrytych błędów, zanim pracownicy otrzymają wypłaty. Na przykład przeprowadź przetwarzanie listy płac dwa lub trzy dni przed faktyczną datą wypłaty.

  3. Zaktualizuj dane pracowników

  4. W stosownych przypadkach wprowadź zmiany w rekordzie płac pracownika. Obejmuje to: zmiany adresu; zmiany w odliczeniach od wynagrodzeń, takie jak W-4 i zmiany w formie podatku dochodowego; oraz dobrowolne zmiany w zakresie odliczeń, takie jak emerytury i świadczenia zdrowotne. Ponadto wprowadź informacje o nowym zatrudnieniu dla pracowników zatrudnionych w bieżącym okresie rozliczeniowym.

  5. Oblicz dane pomiaru czasu

  6. Oblicz dane dotyczące pomiaru czasu z kart czasu lub arkuszy czasu i wprowadź godziny płatne do systemu, takie jak godziny regularne, nadgodziny i godziny urlopowe. Jeśli korzystasz z komputerowego systemu pomiaru czasu, możesz zaimportować czas do oprogramowania płacowego. Wszystko, co musisz zrobić, to upewnić się, że czas jest prawidłowo przetransportowany i wprowadzić niezbędne zmiany.

  7. Proporcjonalne wynagrodzenie zgodnie z wymaganiami

  8. Płacić inne rodzaje dochodów, takie jak premie, prowizje i wynagrodzenie wsteczne w związku z podwyżką. Dokonaj innych korekt, takich jak dodatkowe wynagrodzenie lub potrącenie z wynagrodzenia z powodu przepłacenia lub niedopłaty z poprzedniego okresu rozliczeniowego. Proporcjonuj wynagrodzenie pracownika najemnego, jeśli zakończy on pracę, ale nie pracuje przez cały okres wypłaty, i wprowadź daty zakończenia w oprogramowaniu do obsługi płac, aby zatrzymać przyszłe płatności.

  9. Ponadto należy proporcjonalnie wyrównać wynagrodzenie nowego pracownika, jeśli został on zatrudniony po rozpoczęciu bieżącego okresu rozliczeniowego. Na przykład, jeśli zacznie pracować czwartego dnia dwutygodniowego okresu rozliczeniowego, zapłać jej za siedem dni roboczych zamiast 10.

  10. Zweryfikuj raporty płacowe

  11. Drukowanie raportów, które umożliwiają weryfikację listy płac przed wydrukowaniem czeków i wygenerowaniem pliku wpłaty bezpośredniej. W razie potrzeby wprowadź poprawki.

  12. Wydrukuj czeki i odcinki wypłaty

  13. Drukowanie czeków i odcinków wypłat. Wygeneruj plik wpłaty bezpośredniej i prześlij go do banku. Skontaktuj się z bankiem i upewnij się, że został prawidłowo odebrany, i zweryfikuj otrzymaną kwotę.

  14. Prowadź rejestry płac

  15. Wydrukuj rejestry płac pokazujące płace pracowników brutto do netto dla bieżącej listy płac. Plik w poufnym magazynie. Przechowuj tę dokumentację przez co najmniej trzy lata. Przechowuj rejestry czasu i te, na podstawie których obliczane są wynagrodzenia, przez co najmniej dwa lata.

  16. Drukowanie i rozpowszechnianie raportów

  17. Drukowanie i rozpowszechnianie raportów potrzebnych pokrewnym działom, takim jak zasoby ludzkie i finanse, do celów administracyjnych i uzgadniania świadczeń. Jeśli odrębny dział lub firma zajmuje się podatkami od wynagrodzeń, prześlij niezbędne dokumenty podatkowe za każdy okres rozliczeniowy do odpowiedniej osoby.

  18. Wskazówka

    Oprogramowanie płacowe oblicza podatki od wynagrodzeń za Ciebie. Mimo to zawsze miej pod ręką kopię Okólnika Urzędu Skarbowego E, który pomoże Ci zrozumieć Twoje zobowiązania podatkowe od wynagrodzeń. Skontaktuj się ze stanową agencją podatkową, aby uzyskać wytyczne dotyczące zobowiązań podatkowych od wynagrodzeń.