Jak zaadresować notatkę do pracowników

Może się wydawać, że notatka - co jest skrótem od „memorandum” - jest dokumentem, który można szybko odrzucić, nie poświęcając mu zbyt wiele uwagi. Ale chociaż notatki są z natury krótkie (nie więcej niż dwie strony), możesz i powinieneś spakować dużo na tę lub dwie strony, aby warto było je przeczytać. Zależy również, do kogo adresowana jest notatka; pisarz może mieć inny cel w notatce skierowanej do prezesa lub notatki dla personelu niż tylko do jej / jego zespołu. Niezależnie od tego, czy przekazujesz informacje, czy prosisz o odpowiedzi, stosowanie sprawdzonego formatu zapewni, że podasz wszystkie informacje, których potrzebują Twoi odbiorcy.

Zacznij od tego, do kogo adresowana jest notatka

Nagłówek w notatce jest pierwszy i jest ważny, ponieważ informuje odbiorców, o czym jest notatka i kto jeszcze ją otrzymuje; innymi słowy, do kogo skierowana jest notatka - czy autor wysyła ją ogólnie do personelu, czy tylko do swojego zespołu, na przykład - i dlaczego powinni ją przeczytać. Według Lexico przykładowy nagłówek powinien zawierać:

  • DO: Imię i stanowisko osoby
  • DW: Wszyscy inni odbiorcy
  • OD: Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko
  • DATA: miesiąc, dzień, rok bez skrótów
  • TEMAT: Konkretny temat notatki

Internetowe Laboratorium Pisania Uniwersytetu Purdue (OWL) podkreśla, że ​​chociaż notatki nie są najbardziej formalną formą komunikacji, nadal powinieneś dzwonić do odbiorców, używając ich pełnych nazwisk, nawet jeśli ich pseudonimy są używane w całej firmie. Dlatego pracownicy nazywani przez wszystkich „rybkami” lub „czerwonymi” powinni zwracać się w kolejce do adresatów, podając ich prawdziwe nazwiska.

Zrozum znaczenie tematu

Miałbyś nadzieję, że notatka od prezesa firmy, dyrektora generalnego lub własnego kierownika pracownika zostanie przeczytana w całości przez wszystkich odbiorców. Jednak wielu czytelników notatek automatycznie sprawdza temat, aby szybko powiedzieć, o czym jest ta notatka. Chcą ocenić, jak ważna jest dla nich notatka i czy muszą ją przeczytać. Wiersz tematu daje również czytelnikom ramy odniesienia, które mogą skierować ich uwagę na to, co robili wcześniej.

Zgodnie z OWL Purdue'a, temat musi być bardzo specyficzny dla rzeczywistej treści notatki. Powinien być zwięzły, tak, ale jasno informować, co jest w notatce. Czytanie przykładów niewystarczająco szczegółowych tematów i tego, jak zostały one poprawione, może pomóc ci zrozumieć różnicę i ulepszyć tematy, aby uzyskać więcej czytelników:

  1. LINIA TEMATU: BEZPIECZEŃSTWO ZMIANA NA: Chroń swoje rzeczy osobiste przed kradzieżą w biurze.
  2. LINIA TEMATYCZNA: Artykuły biurowe ZMIANA NA: Nowy sposób zamawiania materiałów biurowych.
  3. TEMAT: Niedawni absolwenci ZMIANA NA: Niedawni absolwenci w przyszłym tygodniu na tournee.

Najpierw określ swój główny punkt

Notatki są prostymi formami komunikacji, a nie zwiastunami, które rozwijają się do sedna. Po przeczytaniu tematu, większość czytelników od razu przechodzi do pierwszego zdania, aby zobaczyć główny punkt notatki, więc umieść główny punkt na początku, najlepiej w pierwszym wierszu. Artykuł o pisaniu notatek biznesowych na stronie Centrum Pisania George Mason University deklaruje, że najważniejszą kwestią dotyczącą pisania notatek jest rozpoczęcie notatki od głównego punktu. Dzięki temu czytelnik od razu wie, co jest zawarte w notatce.

Jeśli temat brzmi „Chroń swoje rzeczy osobiste przed kradzieżą w biurze”, pierwszą linijką notatki może być: „Ostatnio pojawiło się kilka doniesień o kradzieży rzeczy osobistych w biurze”. Teraz masz ich uwagę. Temat nie był tylko sugestią; rzeczywiście zdarzyły się kradzieże w twoim biurze. Następnie umieść dodatkowe zdania zawierające informacje takie jak: „Nie byliśmy w stanie ustalić, kto jest odpowiedzialny za te kradzieże, a ze względu na liczbę gości, których mamy w naszych biurach, rozwiązanie tego problemu może zająć trochę czasu. Dlatego prosimy o albo zamykasz rzeczy osobiste w swoim biurku, albo zabierasz je ze sobą za każdym razem, gdy opuszczasz swój obszar. "

Jeśli czytelnicy chcą więcej informacji, będą kontynuować czytanie Twoich punktów wsparcia. Ale podając najważniejsze informacje z góry, więcej czytelników dowie się, o czym jest notatka, nawet jeśli nie czytają dalej. Twoi pracownicy są zajęci wykonywaniem swojej pracy i mogą otrzymywać setki e-maili i notatek w ciągu dnia, których nie mogą przeczytać w całości. Jeśli jednak wiedzą, o czym jest Twoja notatka, jest bardziej prawdopodobne, że będą pamiętać, aby do niej wrócić po pilnych spotkaniach, telefonach z klientami i terminach.

Użyj podtytułów, aby pokierować czytelnikami

Według George Mason University, niektórzy czytelnicy lubią przeglądać dokumenty, w tym notatki, pod kątem głównych punktów. Aby im w tym pomóc, używaj w całej notatce pouczających podtytułów, tak że jeśli wszystko, co przeczytają, to temat i podtytuły, zrozumieją istotę notatki. Upewnij się, że podtytuły są mocne i wyjaśniające, tak jak robisz z tematem. To nie jest miejsce na bycie sprytnym i tajemniczym.

Kontynuując swoją notatkę dotyczącą kradzieży biurowych, możesz napisać podtytuł dla każdego punktu zapasowego, który chcesz utworzyć, i wyróżnić go pogrubioną czcionką, na przykład:

  • Kradzieże miały miejsce w ciągu ostatnich dwóch tygodni
  • Wykluczono inne wyjaśnienia
  • Działania, które powinieneś podjąć teraz

Rozwiń każdy podtytuł w akapicie poniżej. W pierwszym podtytule dotyczącym czasu kradzieży należy podać rzeczywiste daty kradzieży lub istotne informacje, na przykład że wszystkie miały miejsce w piątki. W ramach drugiego tematu wyjaśnij, że możliwość, że elementy zostały po prostu utracone, została omówiona, ale wykluczona, ponieważ było zbyt wiele incydentów zbyt blisko siebie.

Rozważ dodanie podsumowania

Po napisaniu większej części notatki, jeśli ma ona pełne dwie strony i zawiera dużo informacji, możesz dodać podsumowanie - czasami nazywane streszczeniem wykonawczym - które czytelnicy mogą skanować, aby uzyskać potrzebne informacje. To opcjonalne podsumowanie znajduje się na początku notatki, więc faktycznie dajesz czytelnikom podgląd tego, co obejmuje notatka, chociaż jest napisane jako podsumowanie, zgodnie z Purdue OWL.

Zacznij od głównego punktu swojej notatki, a następnie przejdź do punktów, które wspierają Twój główny pomysł, w kolejności, w której punkty są uwzględnione w notatce. Następnie jasno określ, jakie działania mają podjąć czytelnicy. Niektórzy czytelnicy wolą notatki ze streszczeniami, ponieważ mogą czytać nagłówek i tematy, a następnie podsumowanie i dokładnie wiedzieć, co jest zawarte w notatce, bez czytania całych dwóch stron. Jeśli jednak twoja notatka ma jedną stronę lub mniej, nie musisz dodawać podsumowania.

Otwórz, zamknij i sformatuj poprawnie

Mary Cullen, trenerka pisania wykonawczego i założycielka Instructional Solutions, zwraca uwagę, że notatki są dokumentami wewnętrznymi, podczas gdy listy biznesowe są zewnętrzne, a e-maile mogą nimi być. Czasami jednak, jeśli blisko współpracujesz z klientem nad projektem, w komunikacji z nim mogą być używane notatki. Notatki nie zaczynają się od powitania ani nie kończą się podpisem końcowym.

Purdue OWL wyjaśnia, że ​​skoro notatki są dokumentami biznesowymi, akapity powinny być zgodne z formatem biznesowym i być wyrównane do lewej strony, a nie z wcięciem, tak jak w piśmie akademickim. Wiersze powinny być oddzielone pojedynczymi odstępami, z podwójnymi odstępami między akapitami. Na zakończenie Cullen sugeruje zakończenie notatki silnym wezwaniem do działania. Powiedz czytelnikom, co chcesz, aby zrobili dalej, niezależnie od tego, czy ma to zmienić sposób przeprowadzania procedury, przekazać opinię na temat tematu notatki, czy po prostu zapamiętać informacje, kiedy będą tego potrzebować.