Jakie jest właściwe zakończenie listu biznesowego?

Szanse są takie, że jeśli piszesz list biznesowy, masz coś ważnego do powiedzenia i chcesz się upewnić, że przekazujesz to skutecznie. Format listu biznesowego odgrywa ważną rolę w tej komunikacji - pokazuje osobie, do której piszesz, że jesteś profesjonalny i wiarygodny. Podobnie, profesjonalne zakończenie listu biznesowego może pomóc w ustaleniu tego profesjonalizmu i wiarygodności. Ponieważ zakończenie listu to ostatnia część, jaką odbiorca przeczyta, to jest to, co najświeższe w jej pamięci. Nawet jeśli masz bardzo profesjonalne powitanie i ciało, nieprofesjonalne zakończenie może zrobić negatywne wrażenie.

Ostatni akapit

W przypadku niektórych rodzajów listów biznesowych, takich jak listy motywacyjne, istnieje określony format listów końcowych. Jednak zgodnie z ogólną zasadą, podsumuj swoją działalność w ostatnim akapicie listu, w tym określając, w jaki sposób chcesz się z Tobą skontaktować lub jakie przedmioty musisz otrzymać pocztą. Dołącz także uprzejme zakończenie, w którym dziękujesz adresatce za poświęcony czas, życzysz jej powodzenia w podejmowanych wysiłkach lub stwierdzasz, że z przyjemnością porozmawiasz na ten temat przez telefon.

Zamknięcie

Zamknięcie listu to słowo lub fraza wpisana po treści listu; po zamknięciu zawsze następuje przecinek. W zależności od rodzaju firmy, której dotyczy list lub relacji z odbiorcą, możesz wybierać spośród wielu profesjonalnych pozdrowień. „Z poważaniem” i „Pozdrawiam” to prawie zawsze bezpieczne opcje. „Dziękuję”, w którym tylko pierwsze słowo pisane jest wielką literą, jest dobrym wyborem, jeśli chcesz otrzymać coś w liście, na przykład spotkanie lub dokumenty. Jednak dopuszczalne jest również zakończenie niepotrzebnego listu słowem „Dziękuję”; to sposób na podziękowanie obdarowanej osobie za jej czas.

Podpis

Po zamknięciu pomiń trzy puste wiersze przed podpisem. Ręczne podpisywanie korespondencji biznesowej pokazuje odbiorcy, że poświęciłeś czas, aby uczynić list profesjonalnym. Pokazuje również, że przejrzałeś listy, ponieważ wiele listów biznesowych jest przygotowywanych przez sekretarza. Jednak nie we wszystkich przypadkach możesz być w stanie podpisać swoje listy. Na przykład działy zasobów ludzkich wielu korporacji wymagają obecnie, aby listy przewodnie były przesyłane za pośrednictwem systemu elektronicznego. W takim przypadku nie zostawiaj trzech pustych wierszy; po prostu wpisz swoje imię.

Elementy końcowe

Po podpisaniu pojawia się Twoje imię i nazwisko, a następnie tytuł w następnym wierszu. W niektórych przypadkach możesz chcieć podać swój adres, adres e-mail lub numer telefonu po tytule na końcu listu. Rób to szczególnie w przypadku bardzo formalnych listów biznesowych, adresowanych do nieznanej Ci osoby. W ten sposób, jeśli osoba zgubi kopertę, nadal będzie mogła odpowiedzieć na Twój list. Na koniec, po informacji o kierunku, pomiń linię i wskaż, czy są jakieś załączniki. Zawsze należy również odnosić się do załączników w treści artykułu. Jednak na końcu listu napisz „Załącznik:” (zwróć uwagę na dwukropek) i krótko opisz, czym jest załącznik - na przykład „Wznów”.