Jak kontrola sprzężenia zwrotnego wpływa na cztery funkcje zarządzania w wybranej organizacji

Obowiązkiem menedżera jest skłonienie swojego zespołu do osiągnięcia celów organizacji. Cztery funkcje menedżera to planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie swojego zespołu. Kontrola informacji zwrotnych to proces, który menedżer wykorzystuje, aby pomóc jej w wykonywaniu tych funkcji. Proces ten dostarcza kierownikowi informacji niezbędnych do lepszego wykonywania funkcji kontrolnej, pozwalając zespołowi na spełnienie standardów wyznaczonych przez plany menedżera.

Cztery funkcje zarządzania

Każdy menedżer, niezależnie od branży lub stanowiska, ma cztery obowiązki, które musi wykonać, jeśli ma wypełniać swoją rolę. Musi określić, co jej grupa musi osiągnąć i opracować odpowiedni plan, jak osiągnąć te cele. Musi zorganizować swoich podwładnych, aby mogli wykonać jej plan, stawiając ich w najlepszej pozycji do odniesienia sukcesu. Menedżer musi kierować swoim zespołem, doradzając każdej osobie, jak zrealizować swój plan, a następnie motywować członków zespołu do wydajnej pracy. Musi ocenić postępy zespołu w osiąganiu celów. Jeśli okaże się, że brakuje wyników, kierownik musi wprowadzić odpowiednie zmiany w procesie lub w personelu. Ten ostatni cel jest znany jako kontrolowanie.

Zdefiniowana kontrola sprzężenia zwrotnego

Kontrola sprzężenia zwrotnego to proces, który menedżerowie mogą wykorzystać do oceny, jak skutecznie ich zespoły osiągają wyznaczone cele pod koniec procesu produkcyjnego. Kontrola sprzężenia zwrotnego ocenia postępy zespołu, porównując wynik, który zespół planował wyprodukować, z tym, co faktycznie zostało wyprodukowane. Jeśli wyprodukowana ilość jest mniejsza niż planowana ilość, oczekuje się, że kierownik może dostosować proces pracy w celu zwiększenia wydajności. Kontrola informacji zwrotnych pozwala również menedżerowi lepiej kierować zespołem. Menedżer może wykorzystać te dane, aby poinformować członków zespołu o ich indywidualnych wynikach. Wyodrębniając indywidualne wyniki, menedżer może lepiej instruować członków zespołu i motywować ich do poprawy.

Wady kontroli sprzężenia zwrotnego

Wadą tego procesu jest to, że zmiany można wprowadzić dopiero po zakończeniu części produkcji. W zależności od tego, kiedy pojawia się informacja zwrotna, cały proces można zakończyć, zanim menedżer zostanie powiadomiony o jakiejkolwiek nieefektywności. Dlatego kontrola informacji zwrotnych może nie być przydatna w przypadku jednorazowych, unikalnych projektów. Kontrola sprzężenia zwrotnego byłaby szczególnie skuteczna w mierzeniu procesów, które są często powtarzane przez firmę w czasie.

Projektowanie kontroli sprzężenia zwrotnego

Aby kontrola ze sprzężeniem zwrotnym była skuteczna, musi składać się z czterech części. To, co kwalifikuje się jako dobre wyniki, musi być jasno określone. Proces musi mieć sposób mierzenia wydajności zarówno zespołu, jak i członków zespołu, aby określić, czy proces spełnia cele projektu. Wyniki zespołu należy porównać z ustalonymi standardami przy użyciu wcześniej określonych wskaźników. Menedżer musi wprowadzić zmiany niezbędne do poprawy efektywności. W zależności od wyników, menedżer może być zmuszony do zmiany procesu produkcyjnego, jak również systemu kontroli. Zmiany w kontroli informacji zwrotnej mogą być konieczne, aby menedżer mógł uzyskać lepsze informacje i podejmować bardziej świadome decyzje.